Apa Makna Sesungguhnya Dari Pengelolaan Waktu yang Efefktif – Bagian 2 dari 2

Bagian pertama dari artikel ini mengajukan paradigma baru dimana kita tidak dapat mengendalikan waktu. Oleh karena itu, kita tidak dapat benar-benar mengelola waktu. Sebaliknya, kita dapat dan harus mengelola pekerjaan kita (seperti: aktivitas dan tugas-tugas kita), dalam kurun waktu tertentu.

Tiga tip untuk mengoptimalkan waktu dan mengelola pekerjaan kita secara efektif:

  1. Prioritasi perekrjaan Anda;
  2. Hentikan menunda-nunda;
  3. Kelola energi Anda.

Prioritasi perekrjaan Anda
Berikut ini adalah kutipan favorit saya dari David Allen, penulis dari “Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity (Menyelesaikan pekerjaan: Seni dari Produktivitas Tanpa Stress:” “Pikiran itu untuk menciptakan ide-ide, bukan untuk menyimpannya.” Banyak dari kita bersalah karena menyimpan semua aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas yang harus kita lakukan di kepala kita. Dengan kepercayaan kalau pikiran kita cukup kuat untuk mengingat mereka semua. Melupakan kalau beberapa aktivitas-aktivitas atau tugas-tugas lebih penting dari yang lainnya, beberapa dari mereka lebih mendesak dari lainnya. Mari kta pertimbangkan kalau beberapa dari kita tidak hanya diberkati dengan kapasitas untuk mengingat daftar hal-hal yang harus dilakukan, tapi juga aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas yang harus diselesaikan lebih dulu dan mengapa demikian. Tentu saja, bahkan dengan kejadian seperti ini,  kita akan mendapati hasil yang kurang optimal untuk pekerjan-pekerjaan penting yang membutuhkan inovasi-inovasi, karena kapasitas pikiran kita untuk menghasilkan ide-ide telah diganggu dengan kebutuhan untuk mengingat aktivitas dan tugas kita.

Oleh karena itu, kita perlu mengosongkan pikiran kita dari aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas tersebut secara berkala. Salah satu cara yang praktis untuk mencapai hal ini adalah memindahkan mereka ke ‘To Do List’. Setelah Anda menyiapkan ‘To Do List’ , periksalah daftarnya dan tentukan priortasnya.

Salah satu metode prioritasi adalah prinsip Mendesak-Penting Eisenhower. Pada dasarnya, Anda klasifikasikan pekerjaan Anda menjadi beberapa kategori berikut:

  • Penting dan Mendesak:
    pekerjaan yang ‘harus dikerjakan’ lebih dulu.
  • Penting tapi Tidak Mendesak:
    pekerjaan yang ‘wajib diselesaikan’ atau dijadwalkan selanjutnya.
  • Mendesak tapi Tidak Penting:
    pekerjaan yang ‘dapat diselesaikan, ‘ namun karena tidak penting, mungkin Anda dapat mendelegasikannya kepada salah satu anggota tim. Tidak hanya aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas mendesak ini dapat diselesaikan sesegera mungkin, Anda juga dapat mengembangkan anggota tim Anda juga
  • Tidak Penting dan Tidak Mendesak
    pekerjaan yang ‘tidak’ Anda kerjakan.

Jika kebanyakan dari pekerjaan Anda ada dalam kategori ‘Penting dan Mendesak,’ Anda harus merencanakan dengan lebih baik di masa depan. Idealnya, Anda harus mengatur agar kebanyakan dari pekerjaan anda berada didalam kategori ‘Penting tapi Tidak Mendesak.’

Hentikan menunda-nunda
Untuk mengoptimalkan waktu, seseorang harus mengerti paradox berikut ini: “untuk menghemat waktu, kita harus menggunakan waktu.”  Lagi, kita tidak dapat mengendalikan waktu. Waktu terus berjalan, jika kita tidak memanfaatkannya. Oleh karena itu, untuk berinvestasi waktu berarti untuk menggunakannya dengan bijaksana. Jangan biarkan ia pergi.

Sayangnya, apakah kita mau mengakuinya atau tidak, menunda-nunda itu manusiawi. Secara pribadi, memahami ini memantu saya untuk melawannya.

Ingat ini dari Bagian pertama “20 persen orang-orang secara kronis menghindari pekerjaanpekerjaan sulit dan dengan sengaja mencari selingan.Akrabkan diri Anda dengan alasan-alasan umum dari para penunda kronik:

  • kewalahan dengan besarnya tugas dan ruang lingkup pekerjaan;
  • tidak nyaman atau tidak percaya diri dengan tipe pekerjaan yang tidak biasa (berada diluar zona nyaman;
  • menyimpang atau terganggu dengan godaan-godaan yang sangat menarik.

Saya ingin merekomendasikan dan memberikan kredit kepada Klip video oleh WellCast, ditulis oleh Kate Holzhauer dan Lucy Mueller. Video menunjukkan sumber-sumber penundaan diatas secara gamblang.

Pada dasarnya, video WellCast ini mengajukan para penunda untuk:

  • membagi-bagi ruang lingkup kekerjaan untu pekerjaan-pekerjaan yang lebih kecil dan terkendali;
  • segera memulai pekerjaan dengan memilih pekerjaan yang paling Anda suka, atau yang paling nyaman untuk Anda;
  • Halangi segala godaan (seperti: menghapus Instagram atau Facebook dari gadget Anda, mengubah status menjadi ‘sibuk’ atau ‘jangan diganggu’ pada akun media sosial Anda) yang mungkin mengganggu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Kelola energi Anda
Kita sadar kalau bekerja pintar saja tidak cukup, kita masih perlu bekerja keras. Sayangnya, para pekerja keras cenderung lupa atau mengabaikan waktu untuk beristirahat. Sekali lagi, secara umum orang orang secara umum orang akan menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang lebih baik ketika mereka merasa segar dan bertenaga.

Tony Schwartz dan Catherine McCarthy menulis artikel: “Manage Your Energy, Not Your Time (Kelola Energi Anda, Bukan Waktu Anda” pada  Harvard Business Review, terbitan Oktober 2007. Schwartz dan McCarthy mengingatkan para pembacanya kalau organisasi dan anggotanya perlu mempertahankan hubungan mereka yang saling menguntungkan. Bagaimana? Organisasi harus “berinvestasi pada orang-orangnya melintasi dimensi hidup mereka untuk membantu mereka mebangun dan mempertahankan nilai mereka.” Responnya, setiap orang harus membawa “semua energi multidimensional mereka secara sepenuh hati untuk bekerja setiap hari”, yaitu:

  • Tubuh: energi fisik;
  • Emosi: kualitas energi;
  • Pikiran: fokus dari energi; dan
  • Semangat Manusi: energi dari makna dan tujuan.

Tujuan saya untuk menulis artikel ini (baik Bagian pertama dan kedua) bukanlah untuk berargumen mengai terminologi ‘Pengelolaan Waktu’ itu tidak akurat. Sebaliknya, Saya ingin mengundang kita semua untuk sepakat kepada maknanya, pengelolaan waktu yang efektif pada intinya adalah pengoptimalan waktu. Sebagai tambahan, saya percaya 3 tip diatas akan membantu kita untuk memanfaatkan waktu dengan lebih efektif. Mempraktekkan 3 tip ini secara tekun akan membantu kita untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan kualitas yang lebih baik, dengan 24 jam yang sama. Mengapa? Jawabannya ada pada pengoptimalan waktu.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *